Order

Maintenance order merupakan suatu perintah kerja (work order) yang digunakan maintenance planner group dalam melaksanakan aktifitas maintenance (reparasi, inspeksi, rekondisi, dan lain-lain). Selain itu maintenance order dapat digunakan untuk:

  1. Merencanakan pekerjaan secara detil terutama yang berhubungan dengan tipe, scope, tanggal, dan resources yang diperlukan
  2. Monitoring pekerjaan yang dillakukan
  3. Menentukan alokasi pembebanan biaya yang timbul selama proses eksekusi pekerjaan

Maintenance order berisi informasi detil mengenai technical object (functional location atau equipment), rencana aktifitas atau operasi pemeliharaan yang harus dilaksanakan, lama aktifitas (waktu pengerjaan), pelaksana aktifitas di lapangan (maintenance work center), informasi rencana pemakaian biaya serta pemakaian biaya aktual, dan material/spare part yang dibutuhkan. Semua biaya yang muncul selama pelaksanaan maintenance akan dibebankan ke cost center equipment yang ada di dalam maintenance order. Pengalokasian biaya maintenance (settlement rule) dari maintenance order (sender) ke penerima biaya (receiver) misalnya cost center, material, WBS, dan lain-lain sudah ditentukan sesuai dengan tipe order-nya.

Pembuatan maintenance order ada dua cara. Cara pertama adalah mengkonversi maintenance notification yang berasal dari user maintenance atau user di luar maintenance. Cara kedua adalah langsung melakukan create maintenance order yang secara otomatis juga akan terbuat maintenance notification M2.

Maintenance order dapat dibagi menjadi beberapa tipe, sesuai dengan proses bisnis yang akan dijalankan terhadap maintenance order tersebut, yaitu :

  1. Corrective Maintenance
  2. Preventive Maintenance
  3. Refurbishment Order
  4. Project Maintenance (Overhaul)

Setiap maintenance order yang dibuat di dalam sistem SAP akan mempunyai status tertentu sesuai transaksi yang dilakukan. Status ini bisa dipantau baik oleh maintenance planner group maupun user pembuat notifikasi, sehingga kedua belah pihak dapat secara langsung mengetahui status maintenance order saat ini. Status maintenance order terbagi atas:

1. System Status

Status ini berasal dari sistem secara otomatis (tidak dapat diganti manual oleh user). Berikut adalah  beberapa kombinasi dari system status yang biasanya ditunjukkan ketika transaksi maintenance order:

  • CRTD: status yang aktif pada saat maintenance order pertama kali dibuat
  • REL: status yang aktif pada saat maintenance order di-release
  • GMPS: status yang aktif jika di dalam maintenance order tersebut ada goods movement (goods issue atau goods receipt di modul MM)
  • PCNF: status yang menunjukkan bahwa salah satu operasi sudah dilakukan konfirmasi
  • CNF: status yang menunjukkan bahwa semua operasi sudah dilakukan final konfirmasi
  • NTUP: status yang menunjukkan bahwa schedule start dan finish belum di-update
  • PRC: status yang menunjukkan bahwa costing rencana biaya sudah dikalkulasikan
  • MSPT: status yang menunjukkan bahwa stok material di gudang tidak mencukupi
  • MACM: status yang menunjukkan bahwa stok material di gudang mencukupi
  • SETC: status yang menunjukkan bahwa settlement rule biaya sudah ditetapkan
  • TECO: status yang menunjukkan bahwa maintenance order secara teknik telah selesai dikerjakan
  • DLV: status yang menunjukkan bahwa barang yang diperbaiki sudah diterima semua
  • DLFL: status yang menunjukkan bahwa maintenance order dalam kondisi deletion flag

2. User Status

User status adalah status tambahan yang dibuat sebagai media komunikasi antar user dalam melakukan kontrol terhadap suatu maintenance order. User status akan berubah secara otomatis mengikuti perubahan system status pada maintenance order. Sebagai contoh untuk user status sebagai berikut:

  • PLAN: status yang aktif pada saat maintenance order pertama kali dibuat. Statusnya mengikuti system status CRTD. Apabila suatu nomor maintenance order mempunyai status PLAN maka maintenance order tersebut tidak bisa di-release.
  • PCOM: status yang aktif jika maintenance order planning sudah selesai. Status PCOM menggantikan status PLAN. Status ini diubah secara manual oleh maintenance planner group sebagai media komunikasi dengan order approval. Status ini menunjukkan jika maintenance order tersebut sudah selesai dilakukan proses planning dan siap di-release.
  • PROS: status yang aktif jika suatu maintenance order sudah di-release. Status PROS menggantikan status PCOM. Jika sudah di-save maka tidak bisa dikembalikan lagi ke status PCOM.
  • COMP: status yang aktif jika maintenance order sudah dilakukan proses technical completion (TECO). Status COMP menggantikan status PROS. Status COMP dapat berubah lagi secara otomatis menjadi PROS dalam suatu event cancel TECO.
  • REVI: status yang aktif jika maintenance order membutuhkan revisi. Status REVI menggantikan status PCOM. Status ini menunjukkan jika maintenance order tersebut perlu dilakukan revisi. Status ini diubah secara manual oleh order approval sebagai media komunikasi dengan maintenance planner group. Apabila planner group sudah selesai melakukan proses revisi terhadap data order-nya, maka user status REVI (need revision) diubah secara manual menjadi PCOM agar dapat dilakukan proses release.
  • WMAT: status yang menandakan bahwa order tersebut sedang menunggu ketersediaan material yang akan digunakan untuk pekerjaan maintenance. Status WMAT (Waiting for Material) ini diubah secara manual jika material yang dibutuhkan sudah dapat diambil ke gudang.
  • WRES: status yang menandakan bahwa order tersebut sedang menunggu availability dari tenaga pelaksana pekerjaan (work center). Status WRES (Waiting for Resources) ini diubah secara manual jika tenaga kerja yang dibutuhkan sudah available.

Jika di simpulkan dalam sebuah flow, maka berikut adalah gambaran flow user statusnya :

order flow.jpg


Setelah sebuah work order direlease, maka beberapa aktifitas berikut ini dapat dilakukan :

  • Purchase requisition untuk external services dapat dilakukan
  • Status reservasi stock material aktif, good issue dapat dilakukan
  • Work order dapat dicetak (print)
  • Konfirmasi jam kerja aktual dapat dimasukkan kedalam SAP
  • Transaksi goods movement terhadap work order (good issue, good receipt) dapat dilakukan

Maintenance Order – Confirmation

Data actual pekerjaan harus dimasukkan dalam suatu work order, contohnya waktu pekerjaan, pelaksana pekerjaan, data hasil pengukuran, dll

CONFIRMATION.png


Maintenance Order – Technical Completion

Proses TECO order dilakukan apabila pekerjaan secara teknis selesai, sehingga tidak ada lagi material yang diambil ke gudang, tidak ada lagi pending pembelian barang non stock di order, dll

TECO.png


Maintenance Order – Document Flow

Setiap document yang muncul dari suatu work order akan di record, sehingga bisa tahu order tersebut mempunyai nomor PR dan PO, pernah ada berapa kali proses pengeluaran barang , dll

DOCUMENT FLOW.png


Maintenance Order – Settlement

  • Proses alokasi biaya maintenance yang terjadi dalam suatu order, akan dibebankan ke dalam cost center equipment yang mengalami perbaikan
  • Perlu di tentukan cost reveicer apa saja yang mungkin terjadi dalam pembebanan maintenance, misal cost center, asset no, material, dll

SETTLEMENT.png


Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s